Procesmijnbouw in het mkb: welke gegevens haalt u uit uw systemen

Procesmijnbouw begint niet bij een tekening van het proces, maar bij de gebeurtenissen die uw systemen hebben bewaard. Microsoft omschrijft de methode als een manier om te begrijpen hoe processen in werkelijkheid verlopen en waar verbetering mogelijk is. Redactionele suggestie: de gegevens zijn vaak een groter obstakel dan de keuze van de software. Wie ze niet heeft, kan geen tool kopen die ze aanvult.

Dit artikel gaat over die voorbereiding bij een mkb-bedrijf dat in ERP, boekhouding of CRM werkt: welke velden nodig zijn, waar u ze vindt, hoe u een eerste proefexport samenstelt en waar u in Nederland op moet letten als er personeelsgegevens in het bestand zitten. Prijzen en een vergelijking van tools komen hier niet aan bod. Ga eerst na of het proces dat u wilt doorlichten helder is afgebakend, bijvoorbeeld aan de hand van het artikel over bedrijfsprocessen in kaart brengen.

Drie velden die elke regel nodig heeft

Microsoft beschrijft in de documentatie van Power Automate Process Mining wat een gebeurtenissenlog minimaal moet bevatten. Dat is een tabel in het systeem waarin het werk wordt geregistreerd, die vastlegt wanneer een gebeurtenis of activiteit plaatsvond. Voor de analyse zijn drie velden nodig. Andere tools kunnen andere termen en eisen hanteren.

Het verschil tussen een gebeurtenissenlog en een activiteitenlog zit volgens Microsoft in de tijdstempels. Een gebeurtenissenlog heeft één tijdstempel per regel: het moment waarop iets in het systeem gebeurde. Een activiteitenlog heeft twee: een begin en een einde van de activiteit. Redactionele suggestie: dit verschil bepaalt wat u later kunt zeggen. Met één tijdstempel ziet u wanneer een stap is geregistreerd, maar niet hoe lang er aan is gewerkt. De tijd tussen twee registraties bevat dan werk en wachten door elkaar. Wilt u die twee uit elkaar halen, zoek dan een bron met begin- en eindtijden.

Daarnaast noemt Microsoft optionele kenmerken die de analyse verrijken:

In de documentatie van Microsoft zijn case-ID, activiteit en begintijdstempel de verplichte velden om met de analyse door te gaan. Andere tools vragen soms iets anders, dus controleer bij uw eigen leverancier wat verplicht is.

Waar de gebeurtenissen in uw systemen staan

Een valkuil is te denken dat een tabel met orders al een gebeurtenissenlog is. Microsoft wijst erop dat veel tabellen in een applicatie de huidige stand van zaken bevatten en niet per se een historisch overzicht van wat er is gebeurd. Een order met status 'afgeleverd' vertelt u niet wanneer de order is aangemaakt, vrijgegeven, gepickt en gefactureerd.

Volgens Microsoft bewaren veel grotere applicaties dat verloop wel, vaak in een aparte tabel. Veel Dynamics-toepassingen doen dat in de tabel Activities, en applicaties als SAP of Salesforce kennen een vergelijkbaar idee onder een andere naam. Redactionele suggestie: bij een kleiner pakket kan dat sterk verschillen. Soms is er een wijzigingshistorie of audittrail, soms alleen een datum per document.

Microsoft noemt drie praktische punten, die ook voor een mkb-bedrijf kunnen gelden:

Redactionele suggestie: zet voor het proces dat u wilt analyseren elke stap in een eenvoudig overzicht met drie vragen. Welk systeem registreert de stap? In welk veld of document staat het tijdstip? Levert de stap één gebeurtenis op of meer? Een stap zonder antwoord is een plek waar u het proces niet kunt nareconstrueren zolang er geen registratieafspraken zijn gemaakt. Dat lijkt op het bronregister uit het artikel over datamigratie naar een ERP-systeem: eerst vaststellen welk systeem leidend is voor welk gegeven.

Redactionele suggestie: als de bron een ERP is, kan één proces over meerdere modules lopen, zoals verkoop, magazijn en financiële administratie. Zorg dan dat de case-ID in alle modules op dezelfde manier is terug te vinden, bijvoorbeeld via het ordernummer dat op het pakbon- en het factuurdocument terugkomt. Als dat niet lukt, ontstaan er losse stukjes proces die niet aan elkaar te knopen zijn.

Een proefexport samenstellen

Microsoft noemt een csv-bestand als eenvoudige manier om procesmijnbouw te proberen: u exporteert een kleine steekproef van het log, mogelijk met hulp van de databasebeheerder. Een directe koppeling met de database heeft als voordeel dat het procesrapport actueel blijft met de gegevens uit de bron. Voor de Text/CSV-koppeling in Power Automate is volgens Microsoft OneDrive for Business nodig.

De documentatie over het transformeren en toewijzen van gegevens noemt een aantal redenen om de gegevens vóór de analyse te bewerken:

Daarna wijst u elke kolom toe aan een veldtype: case-ID, activiteit, tijdstempel of een van de optionele attributen. Let hierbij ook op het gegevenstype. Microsoft geeft als voorbeeld dat een doorlopende waarde zoals een factuurbedrag als getal wordt ingesteld en een categorie zoals een materiaalcode als tekst. Microsoft noemt die keuze bij gegevens die uit Azure Data Lake Gen2 als csv worden ingelezen.

Welk proces u als eerste kiest, is een kwestie van prioriteit. Een checklist met digitaliseringskansen kan helpen bij die keuze. Redactionele suggestie: kies een proces met een duidelijk begin en eind in één systeem, zoals van factuur ontvangen tot betaling, en niet meteen het hele traject van offerte tot oplevering.

Bestandsformaten: csv, Excel en XES

Redactionele suggestie: voor de meeste mkb-situaties is csv of Excel het eenvoudigst. De makers van het hulpmiddel Disco beschrijven op hun website dat u bij het importeren van csv- en Excelbestanden per kolom de rol kiest: case-ID, activiteit, tijdstempel, resource, een ander attribuut, of de kolom negeren. Volgens de site herkent Disco tijdstempels automatisch en kan het meerdere tijdstempelkolommen gebruiken om het begin en het einde van een activiteit te onderscheiden. Het programma leest en schrijft ook XES (ProM 6) en MXML (ProM 5).

XES is een open uitwisselingsformaat. Volgens de website van de standaard is XES (eXtensible Event Stream) een XML-formaat waarmee gebeurtenisgegevens kunnen worden uitgewisseld tussen informatiesystemen en analysetools. Het is vastgelegd in IEEE 1849. De actuele versie, IEEE 1849-2023, is op 9 augustus 2023 gepubliceerd en vervangt de eerste versie uit 2016. De standaard bevat een schema voor de structuur van een log en een apart schema voor extensies die betekenis geven aan de vastgelegde attributen.

Redactionele suggestie: in de praktijk volstaat vaak de vraag welk formaat de tool accepteert die u wilt gebruiken. Een leverancier die een eigen koppeling met uw ERP aanbiedt, hoeft u geen XES-bestand te vragen. Wilt u later van tool wisselen, dan is een logbestand dat u zelf in handen hebt een voordeel. Leg bij de leveranciersvergelijking daarom vast of u de brongegevens ook zonder tussenkomst van de leverancier kunt exporteren.

Personeelsgegevens in het log

Een gebeurtenissenlog met een resourcekolom bevat al snel gegevens over medewerkers: wie nam welke order aan, wie keurde welke factuur goed, en hoe snel. Dat raakt twee onderwerpen waar u in Nederland rekening mee houdt.

Gegevensbescherming. De Europese Commissie vat de beginselen van de AVG (in het Engels GDPR, geldig in de Europese Unie) samen. Persoonsgegevens mogen alleen voor een bepaald doel worden verwerkt, alleen de gegevens die daarvoor nodig zijn worden verzameld en verwerkt, en ze worden niet langer bewaard dan nodig. Redactionele suggestie: formuleer voor een proefexport het doel vooraf, bijvoorbeeld 'doorlooptijd van het inkoopproces inzichtelijk maken', en neem alleen velden mee die dat doel dienen. Een medewerkersnummer of een gebruikersnaam kan herleidbaar zijn tot een persoon. Beslis daarom bewust of u de resourcekolom nodig hebt, en zo ja, of een functie of afdeling volstaat in plaats van een naam. Het is ook verstandig na afloop van de proef te bepalen wanneer het exportbestand wordt verwijderd.

Medezeggenschap. Artikel 27 lid 1 van de Wet op de ondernemingsraden (Nederland) bepaalt dat de ondernemer de instemming van de ondernemingsraad nodig heeft voor een voorgenomen besluit tot het vaststellen, wijzigen of intrekken van bepaalde regelingen. Twee daarvan zijn hier van belang: onderdeel k, een regeling over het verwerken en beschermen van persoonsgegevens van de in de onderneming werkzame personen, en onderdeel l, een regeling over voorzieningen die gericht of geschikt zijn voor waarneming of controle van aanwezigheid, gedrag of prestaties van die personen. Dat geldt voor zover de regeling alle werknemers of een groep van hen betreft. Lid 3 bepaalt dat instemming niet vereist is voor zover de aangelegenheid voor de onderneming al inhoudelijk is geregeld in een collectieve arbeidsovereenkomst of in een regeling van arbeidsvoorwaarden die een publiekrechtelijk orgaan heeft vastgesteld.

Of een procesanalyse met resourcegegevens onder onderdeel k of l valt, hangt af van wat u precies vastlegt en gebruikt. Dat oordeel valt buiten dit artikel en is geen juridisch advies. Heeft uw onderneming een ondernemingsraad, leg dan vóór de proef voor wat u gaat analyseren en waarom, en vraag zo nodig juridisch advies.

Controlelijst voor de eerste proef

Voor u een bestand exporteert

In het bestand zelf

Wat de analyse niet voor u beslist

Microsoft noemt in het overzicht van de functie onder meer het opsporen van knelpunten en het bepalen van de oorzaak van inefficiënties. Redactionele suggestie: een patroon in het log laat vooral zien wat er is gebeurd, de verklaring komt van de mensen die het proces kennen. Leg de uitkomsten voor aan de mensen die de stappen uitvoeren voordat u er maatregelen aan verbindt. Een lange wachttijd tussen twee registraties kan een echt knelpunt zijn, maar ook een gevolg van de manier waarop er wordt geboekt.

Bronnen

Geraadpleegd op 26 oktober 2026.

• Microsoft Learn: Prepare processes and data (Power Automate Process Mining)
• Microsoft Learn: Transform and map data (Power Automate Process Mining)
• Microsoft Learn: Overview of process mining in Power Automate
• Fluxicon: Disco, procesmijnbouwsoftware
• XES Standard: IEEE 1849, eXtensible Event Stream
• Wet op de ondernemingsraden, artikel 27, wetten.overheid.nl
• Europese Commissie: beginselen van de AVG (GDPR)